De invoering van het Koninklijk besluit "E-invoicing" van 9 maart 2022 betreffende e-facturatie en aanbestedingen verplicht leveranciers om e-facturen te versturen aan de overheid (Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen) in overeenstemming met de Peppol-modaliteiten.
Verplichte e-facturering werd geleidelijk ingevoerd, afhankelijk van de geschatte waarde van overheidsopdrachten. Sinds 1 maart 2024 is e-facturatie verplicht voor overheidsopdrachten met een geraamde waarde hoger dan 3.000 euro (excl. BTW).
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur of e-invoice is een digitaal bestand dat is opgemaakt volgens een vaste structuur. Europa ontwikkelde in dit kader het platform Peppol. Dit is een beveiligd netwerk om bestanden, zoals bijvoorbeeld een e-factuur of andere zakelijke documenten, uit te wisselen. PDF-facturen vallen niet onder deze noemer omdat een PDF-factuur nog geen volwaardige automatische verwerking bij de ontvanger mogelijk maakt. Via e-facturatie verplicht bij overheidsopdrachten vind je meer info.
Voordelen e-facturatie
E-facturatie biedt volgende voordelen: facturen worden sneller en automatisch verwerkt en dus ook sneller betaald. Er is geen risico op verlies. Je spaart bovendien de kosten van papier en verzending uit.
Starten met e-facturatie
Er zijn 3 methodes om jouw facturen elektronisch te bezorgen : via jouw boekhoudpakket, via een facturatietool (Billit, Octopus,...) of via Mercurius (portaal federale overheid). Verstuur je factuur slechts op 1 wijze. Verstuur ook geen kopie per mail.
Hoe weet ik of mijn facturatie-of boekhoudpakket e-facturen kan versturen?
Je kan dit checken op de lijst van IT-leveranciers die voldoen aan de Peppol-normen. Heb je bijkomende vragen, neem dan contact op met jouw IT-leverancier.
Wat als ik het geschikte facturatiepakket nog niet heb?
Ga dan naar het Mercuriusportaal om jouw facturen manueel in te geven. Voor vragen kan je terecht op Bosa.
Vormvereisten facturen
Heb je een btw-nummer, dan ben je verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken.
Volgende informatie is noodzakelijk :
- BTW-nummer van de verkoper
- IBAN-nummer van de verkoper
- BTW- of KBO -nummer van één van onze entiteiten
- Vermeld steeds het juiste BTW-percentage (b.v. BTW-verlegd, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art. 44)
- Vermeld steeds het bestelbonnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
- Omschrijving en datum van dienst/levering
- Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur
- Voeg de originele PDF als bijlage mee bij de e-factuur.
Uitzonderingen
Uitzonderlijk kan er nog een factuur per mail verstuurd worden. Dit kan als
- je factureert vanuit een rechtspersoonlijkheid zonder ondernemingsnummer
- je factureert buiten een overheidsopdracht (b.v. belasting, huur,...)
- niet-Europese leverancier buiten het bereik van het peppol-netwerk
Enkel bij 1 van deze uitzonderingen kan je jouw pdf-factuur nog via mail versturen.
voor de stad Kortrijk : graag naar facturen@kortrijk.be
voor het OCMW Kortrijk : graag naar ocmw.facturen@kortrijk.be