Een congres organiseren is geen evidentie. Meet in Kortrijk helpt je graag met de ‘essentials’ om van jouw congres een succes te maken.
Deze 5 tips zetten je al op weg.
Tip 1:Kies nauwkeurig je datum
Hou rekening met vakantie- en feestdagen, concurrerende evenementen en congressen. Vermijd ook best maandagen en vrijdagen.
Tip 2: Begin op tijd met de voorbereidingen
Neem minstens 4 maanden de tijd voor de organisatie van jouw congres. Verstuur ruim op tijd een save the date, zo’n 3 maanden van tevoren. Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken voor het evenement.
Tip 3: Thema en topics
Een goed thema en topics zijn het allerbelangrijkste voor het slagen van een congres. Besteed er daarom voldoende aandacht aan. Welk thema leeft bij je doelgroep? In welke onderwerpen zijn ze geïnteresseerd? Welke vragen willen ze beantwoord zien? Welke sprekers zijn een autoriteit in hun vakgebied? Betrek je klanten bij de conceptontwikkeling. Zij kunnen je vertellen welke onderwerpen ze interessant vinden. Zo beperk je het aantal no shows op je congres. Wie weet zijn het zelfs de geknipte mensen om als spreker op te treden.
Tip 4: Capaciteit
Zorg voor voldoende capaciteit, zowel organisatorisch als inhoudelijk. Meet in Kortrijk helpt je graag bij dat eerste aspect. Een congres organiseren kost veel tijd en energie: een thema vastleggen, topics kiezen, de juiste sprekers vinden …
Tip 5: Content is king, locatie is queen
Een inspirerende locatie zorgt voor een verrassend effect bij de doelgroep én voldoende onderscheidend vermogen ten opzichte van je concurrent. Een goede locatie biedt niet alleen ruimte, maar denkt ook actief mee en ontzorgt om tot het optimale resultaat te komen. Een van de belangrijkste factoren bij het uitzoeken van een locatie is de bereikbaarheid. Naast voldoende parkeergelegenheid is ook de bereikbaarheid met de auto of het openbaar vervoer belangrijk. Twee aspecten waarop Kortrijk bijzonder goed scoort.